Dès 1998, se pose la question d'adapter un dispositif de formation adéquat, peu coûteux et accessible pour l'ensemble des agents de la Mairie d'Issy-les-Moulineaux qui doivent actualiser leur connaissance en bureautique. Après avoir étudié les offres de formation traditionnelles et à distance, la Mairie opte pour l'utilisation d'un dispositif de formation en ligne avec du tutorat par la société iProgress. En 1998, " les offres traditionnelles, qu'elles soient internes ou externalisées, s'avéraient par trop onéreuses et longues à la mise en place " nous signale Odile Pouët responsable de la formation. " Celles qui étaient à distance, à cette époque, ne proposaient pas de formation pour tous niveaux et étaient trop coûteuses pour une collectivité territoriale telle que la Mairie d'Issy ". C'est pourquoi le choix s'est porté vers une solution plus adéquate mixant formation en autoformation tutorée en centre de ressource, installé au centre administratif et formation présentielle. L'accès à distance s'étant avéré nécessaire dans la mesure où certains agents travaillent dans des lieux éloignés de la Mairie (crèches, services externes…), un test, a été réalisé en 1998 auprès de trois personnes ayant des niveaux différents. " Celui-ci s'est révélé concluant dans la mesure où les agents ont terminé leurs parcours et ont été satisfaits de suivre une formation de ce genre répondant exactement à leurs besoins individuels " nous confirme Odile Pouët. La Mairie a acheté 400 licences de bureautique (pour former ses agents au traitement de texte, tableurs, base de données, diaporamas mais aussi à Internet et à la messagerie). Sur les 1 100 agents de la Mairie d'Issy, 390 personnes se sont formées à Windows, 1 052 parcours de formation ont été suivis ce qui représente 5 000 heures de formation (soit 5 heures de formation par parcours en moyenne). En 2003, les versions des logiciels ayant été changées, de nouveaux titres Progression ont été achetés et une plate forme Web mise en place. De ce fait, 160 personnes ont suivi des parcours de bureautique adaptés (soit 277 parcours, pour 1 780 heures de formation réalisées depuis septembre 2003). Le choix était d'ouvrir cette formation à un maximum d'agents. " Au départ, nous dit Odile Pouët, j'ai fait le choix de présenter le dispositif à l'ensemble des agents, ce qui a certes permis de le faire connaître, mais comme certains agents avaient des difficultés pour accéder à un ordinateur, dans la mesure où ils se le partageaient à plusieurs dans leur service nous n'avons eu que 45% de parcours de formation terminés jusqu'en 2003 ". Les agents se forment dans le cadre de l'adaptation à leur poste de travail, dans le centre de ressources avec un tuteur de la Mairie et également depuis leur poste de travail. Ils ont aussi la possibilité de se former chez eux, hors temps de travail, à titre personnel. Dans le second cas de figure, les agents n'ont pas de tutorat. La Mairie leur offre l'accès aux contenus mais intègre toutefois les résultats de la formation dans le plan de carrière des agents. Selon les cas, des sessions de sensibilisation à l'informatique ont été mises en place pour les agents qui ne maîtrisaient pas les nouvelles technologies. En 2004, tous les postes informatiques ont une icône d'accès au catalogue de formations d'iProgress pour lesquelles ils peuvent s'inscrire. Aucune autre demande de formation en bureautique ne sera acceptée si elle ne s'intègre pas le cadre du dispositif mis en place. Le centre de ressources, composé de 6 postes informatiques, propose 3 sessions de formation par jour (matin, midi et soir). Le centre étant rapidement saturé, de nombreux agents ont préféré se former sur leur poste de travail. Un tuteur pédagogique est présent sur place une journée, tous les 15 jours. Selon Odile Pouët ex formatrice et chargée du tutorat, " le rôle de tuteur est sensiblement différent de celui de formateur. Il ne s'agit pas de faire un cours mais d'accompagner chacun dans son parcours, d'être à l'écoute et d'orienter la personne. Le logiciel, lui est chargé des fonctions pédagogiques. De plus, il offre des parcours adaptés au niveau, au rythme et aux besoins de la personne ". " La formation à distance, nous dit Odile Pouët, nous a permis de réduire les listes d'attente et d'adapter les formations aux besoins des personnes ". Elle offre à la fois un intérêt sur les plans pédagogiques et financiers mais aussi organisationnels. En effet, " pour connaître le temps passé en formation, le logiciel pointe les heures passées par chaque agent, il n'est donc plus nécessaire d'établir de feuille d'émargement. De même, le logiciel rend possible un suivi des résultats par agent de manière instantanée ". Selon Odile Pouët, " la difficulté de mettre en œuvre une formation en e-learning n'est pas d'ordre technique, ni pédagogique, elle relève plutôt de la capacité du chef de projet à bien communiquer auprès des différents acteurs : élus, direction des ressources humaines, direction des systèmes d'information, maire qui doivent adhérer au projet. Ainsi, pour faciliter la mise en œuvre du dispositif, il a été nécessaire d'expliciter le dispositif à la hiérarchie pour qu'elle accorde du temps aux agents en autoformation ". Au-delà des
formations bureautique, la Mairie pense désormais aux formations métiers mais la
création de contenus restent encore trop lourde pour la collectivité. La
prochaine étape, nous confie Odile Pouët, " serait de faire passer le PCIE aux
agents " afin qu'ils aient une qualification certifiée. Informations
complémentaires :
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Un dispositif de e-formation en bureautique pour les agents de la mairie d'Issy-les-Moulineaux 
iProgress
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